Dachten we aanvankelijk dat thuiswerken tijdelijk was, maar een half jaar na het uitbreken van de Corona pandemie werken we nog veel vanuit huis. Bovendien roept de overheid op om toch vooral thuis te (blijven) werken. Daarnaast geven veel thuiswerkers aan ook na de coronacrisis vaker vanuit huis werken te willen werken (1 tot 3 dagen heeft de voorkeur).
Veel werkgevers gaven aan: kom je beeldscherm, toetsenbord en bureaustoel maar halen.
Maar volgens de wet moeten werkgevers zorgen voor een werkplek die is ingericht volgens “ergonomische beginselen”.
In de Arbowet staat dat dit ook geldt voor de werkplek thuis. Vaak zitten de mensen thuis aan een keukentafel of op zolder te werken.
Uit het oogpunt van privacy, mag de werkgever niet bij je thuis komen inspecteren hoe je erbij zit. Op verzoek mag de werkgever wel een “virtuele check” doen.
Werkruimte thuis
De inrichting van de werkruimte thuis moet voldoen aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. Dit betekent dat de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel nodig heeft
in de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig
Ook als je thuis werkt zit je graag op een goede bureaustoel met een groot beeldscherm voor je. En de werkgever zit er niet op te wachten dat je rugklachten of RSI krijgt. Samen overleggen werkt het best.
Maar als werknemer kun je niet allerlei voorzieningen afdwingen. En de werkgever mag niet zomaar van alles en nog wat vergoeden. Er gelden fiscale spelregels.
Als je thuiswerkt is het vergoeden van een bureaustoel en een beeldscherm geen probleem. Echter zodra je weer volledig naar kantoor gaat geldt de vrijstelling niet meer. Je moet de spullen dan weer inleveren op kantoor, een vergoeding betalen aan je werkgever of er belasting over betalen.
Meubilair op de werkplek
De terbeschikkingstelling van meubilair op de werkplek kan onbelast plaatsvinden:
als ‘arbovoorzieningen op de werkplek’. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling als de werkgever de terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon. Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de beschikbare vrije ruimte van de WKR
als niet-arbowerkplekvoorziening. Daarvoor geldt een nihilwaardering. Dit betekent dat de terbeschikkingstelling een waarde heeft van nihil. Daarmee is geen sprake van loon en dit heeft dus geen invloed op de beschikbare vrije ruimte van de WKR.
Hoe zit het met de koffie?
Als je thuiswerkt dan bespaart de werkgever op de koffie. En omdat je werkplek verschuift naar huis mag de werkgever een pak koffie onbelast verstekken (WKR nihilwaarderingen)
En met de stookkosten?
Als thuiswerker zul je de komende maanden merken dat je energierekening stijgt. Tenslotte moet het toch warm genoeg zijn om te werken! Maar de werknemer mag de extra energiekosten niet belastingvrij vergoeden.
Volgens het Nibud kost thuiswerken € 2,00 per dag voor elektriciteit, water, gas, wc-papier, koffie thee en de afschrijving van bureau en bureaustoel. Een vergoeding op basis van deze Nibud berekening is niet toegestaan. Voor een vaste kostenvergoeding is vooraf een kostenonderzoek vereist. Een kostenvergoeding van € 363,00 per jaar als eindheffingsloon aanmerken kan wel. Hiervoor is een vooronderzoek niet vereist.
Bij het vragen van die vergoeding voor het thuiswerken maakt het uiteraard een verschil hoe het bedrijf er financieel voorstaat. Wanneer je werkt in een sector die getroffen is door de coronacrisis ben je waarschijnlijk bescheiden. Wat weegt meer? Geld voor de koffie of het voortbestaan van het bedrijf?
Als je niet reist door bijvoorbeeld een ziekte of een sabbatical, mag je maximaal 6 weken belastingvrij je reiskostenvergoeding blijven ontvangen.
Vanwege corona mogen werkgevers de reiskostenvergoeding die op 12 maart al bestond het hele jaar belastingvrij blijven betalen ook als je (alleen) thuiswerkt.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. De vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor reiskosten, noodzakelijke gereedschap en hulpmiddelen, zoals tablets of computers, die je voor meer dan 90% zakelijk gebruikt, en voor arbo voorzieningen om veilig te werken.
Daarnaast kan een werkgever gebruik maken van de “vrije ruimte” Van de totale loonsom kunnen werkgevers onder voorwaarden 1,7% belastingvrij uitgeven over de eerste € 400.00,00 en 1,2% over de rest. Vanwege corona is 1,7% tijdelijk verhoogd naar 3%.
Voor de ondernemer, de zzp’er dga en voor het hybride werken* gelden andere regels met betrekking tot de werkruimte:
*De hybride professional werkt deels in loondienst en heeft daarnaast een eigen business. Steeds meer werknemers combineren hun behoefte aan (financiële) zekerheid met de wens tot individuele ontplooiing en kiezen voor een hybride arbeidsrelatie.
De werkruimte en het al dan niet ten laste van het resultaat brengen van kosten staat beschreven in artikel 3.111 lid 10 wet IB 2001.
De *kosten van de werkruimte mogen ten laste van de winst worden gebracht indien de werkruimte aan een tweetal voorwaarden voldoet;
*de inrichtingskosten, de onderhoudskosten en de kosten van gas, water, licht en verzekering. Bij het begrip ‘inrichting’ moet u denken aan meubilair, stoffering en wandversiering. Gereedschappen en instrumenten behoren niet tot de inrichting en vallen dus buiten deze aftrekbeperking.
Geef je medewerkers een tuinkantoor in plaats van een bedrijfsauto.
Maak gerust een afspraak als je meer informatie of een toelichting over dit artikel wilt.
Koffie (of thee) staat klaar.
